行政审批局行政许可档案管理服务招标公告

★一、项目概况

随着辽宁省沈抚改革创新示范区的高速发展，行政审批局的市场主体档案数量不断增加，为了推动市场主体档案的信息化建设，在符合辽宁省市场监督管理局及沈抚示范区行政审批档案管理要求前提下，沈抚示范区行政审批局于2021年建设了电子档案综合管理平台，实现了行政审批档案信息综合管理和利用。沈抚示范区行政审批局拟将产生的各类市场主体审批档案内容实体及其从事档案管理的相关活动委托第三方专业的档案管理机构，从而加强档案精细化管理，提高档案管理效率和服务质量，降低档案管理工作的成本。委托内容包括行政审批档案数字化加工、档案整理归集服务、档案对外查询服务、档案室管理服务，以深度挖掘行政审批档案的利用价值，确保为企业群众提供优质的服务。

★二、技术要求

GS/T3302-2002 企业档案电子化管理标准（国家工商行政管理总局）

DA/T1-2000 档案工作基本术语

DA/T22-2000 归档文件整理规则

DA/T38-2008中华人民共和国档案行业标准

DB11/T765.2—2010 档案数字化规范

GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范

GB/11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求

DA/T12-2012 全宗卷规范

DA/T13-2022 档号编制规则

DA/T14-2012 全宗指南编制规范

DA/T18-2022 档案著录规则

DA/T22-2015 归档文件整理规则

DA/T31-2017 纸质档案数字化技术规范

DA/T68-2017 档案服务外包工作规范

国家工商行政管理总局企业登记全程电子化建设技术方案

★三、服务内容

成交供应商需对沈抚示范区行政审批局产生的所有行政审批档案(包括但不限于附件中27项行政审批业务)提供档案整理归集服务、档案数字化加工技术服务、档案室管理服务及档案对外查询服务。

（一）档案整理归集服务

服务内容包括交接、著录、装订、归集装盒、基本信息打印粘贴、档案核查、数据归集，按要求向档案馆移交档案资料等；配合审批人员做好资料补齐工作，资料收集完整并经双方确认签字后的档案进行清点、分类、业务系统归档、纸质档案管理系统归档等服务工作。结合实际需求，日均扫描装订档案约45本1100页（其中，线下受理新产生档案约10本250页，处理存量历史档案约35本850页）。

（二）档案数字化加工技术服务

服务内容包括档案交接、档案整理、档案扫描、著录标引、图文质检、数据交付。档案加工的成果数据需与辽宁省市场监督管理局企业登记全程电子化档案信息管理系统数据一致并进行合并，实现全省一体化的管理和查询利用。同时，2025年需完成8500本存量档案的数字化加工工作。

（三）档案室管理服务

服务内容包括相应的档案清点、接收、搬运、入库归档、库房存放、档案日常迁入迁出、纸质档案借阅、查询、定期安全检查、消毒杀菌等档案管理服务工作。

（四）档案对外查询服务

服务内容包括满足社会公众和内部查询需求，设立对外查询岗位，依据“信息查询服务指南”，为社会公众提供及时准确的查询并打印所需登记资料。结合实际需求，日均提供查档服务约20户打印500页。

★四、服务要求

（一）档案整理归集服务

1.交接：每日档案交接由行政审批局与档案室双方负责人当面对档案进行逐卷清点，清点一致后在交接清单上签字。

2.著录：归集整理审批窗口移交的各类行政审批书式档案，按照国家档案管理有关要求，对书式档案按照开业、变更、注/吊销、其他材料等进行封皮内容填写（包括企业名称、注册号、统一社会信用代码、卷内目录、目录编号）。

3.装订：按照行政审批局档案装订要求：左侧装订，整齐牢固，不掉页；切口光洁，符合标准，数量准确；无多页、无缺页、无颠倒、无混装；清洁无脏，无折角、无毛茬、无缺损；装订平整，装订位置订眼距书心上下各1/4处，允许误差±4mm。

4.归集装盒：打印盒脊背条，将开业卷、变更卷、注/吊销卷、其他卷依次装入案卷盒内保存，上架等。

5.档案核查：迁入档案案卷原件，需与业务系统逐项核对查看是否缺件，缺件的返回业务窗口补录。

6.数据归集：对加工完成后的行政审批档案电子化数据，能够按照省市场局和示范区行政审批局要求同步归集至辽宁省市场监督管理局企业档案影像管理系统，并与辽宁省市场监督管理局企业登记全程电子化档案信息管理系统数据进行合并，实现全省一体化的管理和查询利用。

（二）档案数字化加工技术服务

1.档案整理

①完整性检查。根据档案的构成检查档案的完整性，如果发现档案卷明显缺少重要的材料，需要将该卷重新退回到行政审批局档案管理部门，补充完整后方可进行电子化影像加工。

②档案裱糊。有些档案卷中存在票据、身份证复印件等小于A4幅面的纸张需裱糊在A4幅面的纸上。

③编写页码。根据整理要求的顺序排列档案页序，并编写档案页码。档案的每一页均需编写页码，每卷档案的页码均需从第1页开始。

④填写封皮目录。根据要求填写档案卷的卷内目录表填写目录及档案卷封皮信息。

2.档案扫描

①以卷为单位扫描。将整理好的档案以卷为单位档案通过扫描仪生成高质量的临时图像文件。其中有少量纸质档案有折皱或破损严重，无法直接进行扫描，应先进行技术修复（压平或熨平，修补，裱糊等）后再进行扫描，为不造成档案破损，这些档案只能使用平板扫描。

②多页图像存储。最终扫描的图像以卷为单位临时存储为多页TIFF格式的图像文件（TIFF格式数据满足全省全程电子化电子档案系统数据推送要求）。黑白图像采用CCIT-GROUP4压缩，灰度及彩色图像采用JPEG压缩。

③处理打回档案。对于发现的扫描错误或整理错误，后续工序能返回的前一工序进行修正。

3.著录标引

①建立索引信息。根据原始纸张档案卷上的索引信息，调取临时扫描图像文件。

②图像页序调整。扫描时可能未完全按照页号顺序进行扫描，此时根据整理工序填写的页号调整页序。对漏扫页的情况打回档案扫描工序重新扫描。

③图像质量处理。对扫描生成的影像文件存在黑边、杂点、歪斜等现象进行处理。并且对于特别不清晰的情况打回到档案扫描工序重新扫描。

④图像密级设置。档案电子图像的密级根据档案内容在形式可分为外部一般、公检法、内部一般、内部机密四个密级。根据用户要求对每一页档案图像设置密级，可以精确限制查询人能否查看某页档案内容。

⑤建立数字化卷内目录。根据档案整理时填写的封皮目录内容填写该卷电子档案的目录信息。

4.图文质检

①检查索引信息。根据原始纸张档案卷上的索引信息检查能否调取档案基本信息及图像。

②验证图像页序。验证图像的顺序，对漏扫页的情况打回档案扫描工序重新扫描。

③检查图像质量。校核图像的质量，对扫描不清晰的图像打回到档案扫描工序重新扫描。

④校核图像密级。对设定的档案图像密级进行校对纠错。

⑤校核卷内目录。根据档案整理时填写的封皮目录内容校核该卷电子档案的目录信息。

5.电子档案迁入迁出服务

提供省内在线网络传输方式的电子档案迁出和迁入服务。适用于企业管辖单位发生变更后，对相应的企业电子档案进行一体化的迁出与迁入管理服务。提供离线迁移服务，基于本地移动存储介质的海量电子档案迁出和迁入服务，专门解决大批量企业电子档案的高效迁移问题。需提供书面承诺(格式自拟)。

6.数据交付

档案成果数据需按照企业档案影像管理系统的格式要求交付至沈抚改革创新示范区行政审批局现有档案管理系统和辽宁省市场监督管理局企业档案影像管理系统中，数据导入后能够被其正常识别和查询利用。实现与辽宁省市场监督管理局企业登记全程电子化档案信息管理系统数据对接，降低人工归档成本。同时，与示范区一体化政务服务平台对接，实现全程网办业务档案的自动归集与共享共用。

数据交付过程中涉及到第三方公司或由此所产生的一切费用由成交供应商承担。需提供书面承诺(格式自拟)。即使供应商中标，但供应商无法完成以上要求，则视为虚假响应，采购人有权废除其成交资格，并要求供应商承担赔偿责任。

（三）档案室管理服务

①做好档案室安全管理工作，定期消毒杀菌管理，对所有出入档案室的人员必须落实出入表单签字登记管理制度，对出入人员进行身份查验及登记管理，所有人员未经许可登记，不得擅自进入。

②档案如发生借阅、鉴定、数字化返工、迁出等要进行出库的情况，要履行出库程序，必须在取得示范区行政审批局相关批复后，才能从库房调取档案并进行登记，详细登记出库档案的信息（包括注册号或统一代码、企业名称、数量等）、出库时间、借阅或领取人信息、借阅或出库事由、借阅或领取人签字等。

③书式档案特殊提档查询服务，面向纪委、公检法等单位，按规定提供书式实体档案的特别提档查询服务；面向审批局相关科室及社会等，提供特定档案提档查询服务及管理。

（四）档案对外查询服务

①按照示范区行政审批局对外查询要求，在示范区政务服务中心提供对外档案查询服务，负责对全部行政审批档案(包括但不限于附件中27项行政审批业务)进行查询人登记、查询、打印等服务。

②对查询人使用自助查询设备进行现场辅助技术指导服务，必要时代查询人进行查询操作。

③对外打印资料要求清晰准确，对档案打印结果审核，确认打印内容权限级别是否符合要求，如发生错打、串打情况所引起的法律和经济纠纷由供应商承担全部法律及经济责任。

④负责打印材料整理、邮寄服务。

⑤对于新迁入或其他原因导致没有电子档案的情况，需提供纸质档案复印服务，介于公安、检察院、法院、纪检、律师等查询数量较大，需制定特殊情况应急预案，保证档案对外查询服务顺利开展。

★五、服务人员要求

①供应商针对本项目的档案管理服务需派驻足够的工作人员（长期稳定的派驻人员不得少于4人）以保证新产生的资料在移交24小时内实现对外准确查询，应对突发紧急情况和企业登记量旺季的阶段性突增，须根据工作需要增加工作人员。

②档案管理服务派驻工作人员必须稳定，且必须具备较强的责任心和熟悉企业登记流程，所有人员的变更必须提前两周告知采购人并征得同意，同时按照采购人需求条件及时补充替换。供应商须按法律规定为派驻人员缴纳社保等，不得发生非法用工等问题。

③档案管理服务派驻人员必须严格遵守从业规范，工作时间需与行政审批局工作人员保持一致，遵守示范区政务服务中心的各项工作纪律，服从和执行审批局做出的工作安排和调度，工作期间应坚守岗位、尽职尽责，不得擅离职守。

④档案系统维护人员应具备相应的技术能力，有从事电子档案管理系统维护的工作经验，供应商需与每名服务人员签订保密协议。

⑤服务期内发生各种事故，包括服务人员人身及财产安全、交通、劳资纠纷等事件，均由供应商依照法律法规及时、准确、妥善的调查处理（包括但不限于协商、协调、仲裁、诉讼等），并承担相应责任及费用，不得影响本项目正常运转。

★六、保密要求

①供应商必须严格遵守国家、省、市档案保密制度及国家其它相关保密法规，必须采取措施对本项目加工过程中的档案实体和数据保密，并保证安全，不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的范围、内容及最终形成的各类数据。

②档案数字化技术服务工作必须在采购方指定的场地进行，档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

③双方签订保密协议，确保档案信息的安全保密，如有违反，依法追究责任。

★七、其他要求

①服务地点。沈抚示范区行政审批局。

②设备与耗材。沈抚示范区行政审批局提供台式电脑、打印机、复印机、扫描仪等设备，以及工作所需耗材，包括但不限于档案盒（袋）、档案卷封皮及目录、复印纸、装订机、装订线、起钉器、胶水、胶带、涂改液、铅笔、签字笔等。供应商须定期对打印机进行检修，及时解决设备故障，保证服务正常开展。

③项目验收。本项目验收包括：档案整理归集书式档案验收、档案数字化扫描验收、档案室管理验收和档案对外查询验收四部分。档案整理归集书式档案的验收以交接清单为准，首先对照移交清单清点档案数量，然后抽取每个验收批次总卷数的5%对档案整理、装订质量、进行验收。档案数字化扫描验收以双方签订的《加工标准》为基础，首先对扫描页数进行核实，然后采购人抽取每个验收批次总卷数的5%，检查扫描档案的索引信息，扫描图像的质量，扫描档案与书式档案的一致性等。差错率要求为5卷（即差错率不高于5即为验收通过），差错率计算方式为：验收发现错误的卷数除以本次验收抽取的总卷数。档案室管理服务验收以每年度出一份服务报告送交采购人。档案对外查询验收以每年度出一份服务报告送交采购人。

④售后服务要求。自项目验收之日起，提供一年的质量保证期，须提供数据修正、技术咨询及其他相关数据修正保障工作。在质保期内，成交供应商应提供 7*24 小时的服务响应，并提供技术支持人员的名单和联系方式，保证采购人随时找到相应的技术人员，电话、邮件、微信等方式提出需求后，须能够满足0.5小时内响应，3小时内到达。

⑤档案整理时限。新产生的档案须在档案交接后24小时内完成整理、扫描、质检、录入、装订、上架。

⑥数据归集时限。自档案管理服务正式启动之日起供应商应在每天19时之前将当天完成的档案成果数据按时全部交付到示范区审批局及辽宁省市场监督管理局现有企业档案影像管理系统中提供查询利用。

⑦档案系统维护服务响应要求。在系统出现故障后，供应商在接到客户故障反馈后立即进行响应，并及时进行故障排除，对于系统关键部分或全部不能运作，已严重影响客户的业务应用，应立即现场解决，1小时内派遣技术支持工程师到达现场，及时排除故障。

⑧付款条件。服务全部完成，成果数据向示范区审批局及辽宁省市场监督管理局现有档案管理系统归集完成，并与工商登记全程电子化档案信息管理系统无缝对接，实现企业档案的一体化查询和利用，经验收合格后，支付全部款项。如供应商虽然完成档案数字化加工及相关服务，但不能完成将成果数据向辽宁省市场监督管理局现有档案管理系统归集，并无法实现与工商登记全程电子化档案信息管理系统无缝对接，采购人不予支付全部款项，且供应商需承担赔偿责任。

附件：