一、场地租赁及服务内容

（一）场地租赁

1.系列活动暂定于2025年7月3日至5日举办，主要活动在沈阳新世界博览馆举办、会见及宴请在沈阳香格里拉大酒店举办；

2.沈阳新世界博览馆二楼会议厅AB（1612平方米）使用时间：2号搭建3号彩排4号开幕式、闭幕式；

3、沈阳新世界博览馆二楼会议室 201-202（452平方米）使用时间：3号搭建及彩排，4号分论坛二；

4、沈阳新世界博览馆二楼会议室204-205（291平方米）使用时间：3号搭建及彩排，4号分论坛三；

5、沈阳新世界博览馆二楼走廊成果展示区域，场地租赁（约600平方米）；

6、沈阳新世界酒店汇厅1+2（888平方米），使用时间3号搭建及彩排，4号分论坛一；

7、沈阳香格里拉大酒店二楼大宴会厅（1860平方米），使用时间2号搭建，3号晚宴。

8、沈阳香格里拉大酒店二楼小会议室，拟定兰花厅、莲花厅等作为会见会议室，使用2天。

9、以上场地配套保障及休息、洽谈等必要场地的租赁。

（注：场地具体数据由投标公司自行考察，以上数据仅供参考）

（二）服务内容

1.会议期间，负责提供沈阳新世界博览馆、沈阳新世界酒店、沈阳香格里拉大酒店、瑞士酒店等场地租赁、搭建及会议服务等；

2.会议期间，负责提供沈阳新世界酒店、沈阳香格里拉大酒店、友谊宾馆、瑞士酒店等酒店嘉宾住宿接待服务等；

3.提供会议主题有关专家咨询服务；

4.提供所有会议配套场地氛围搭建服务；

5.会议指南印刷包括但不限于：

（1）.会议指南含封皮封底共80P，300克铜版纸内页157铜版纸骑马钉，胶装，尺寸A4，500本；

（2）会议手册含封皮封底共100P，300克铜版纸内页157铜版纸骑马钉，胶装，尺寸A4，500本；

综合各册子薄厚不同的平均价，综合定稿加急时间预估费用，具体数量和页数以实际发生为准；

6、根据参会人数准备停车证、会场办公设备租赁、领导席会场桌签、会场椅背贴、餐券、车证、定制帆布包等；

7.满足甲方的其他要求。

二、服务执行

（一）编制会议服务总体工作方案

设计制作2025年上合组织民间友好论坛暨友好城市论坛总体工作方案，包括但不限于：大会主KV整体设计方案（包含大会的主KV（主视觉）、大会主Logo标识设计方案）、大会配套活动设计方案（大会设计方案、大会交流设计方案、成果展示活动设计方案、分论坛一设计方案、分论坛二设计方案、分论坛三设计方案）、大会总体实施方案、会场搭建施工方案、大会安保方案及应急预案、车辆安全管理方案、大会接待方案等。

（二）会议主场服务

1.会议现场管理服务。组建项目管理团队，人员配备不得少于20人，与甲方、酒店等对接；

2.提供施工人员及现场服务人员（100人次及以上）；

3.满足甲方其他要求。

（三）大会及配套活动服务

1.2025年上合组织民间友好论坛暨友好城市论坛-开幕式、闭幕式

（1）会场租赁

7月4日上午开幕式，下午闭幕式。7月2日搭建。会场地址沈阳新世界博览馆二楼会议厅AB。面积1612平米，可容纳500人。贵宾休息室1间。

（2）会场搭建

①根据场地的实际情况LED搭建，不小于140平米，箱体分辨率不小于168×168pixels，并设有专业操控台、切换台。要求所需LED全彩屏设备亮度程度一致，色彩还原率一致、操控台围挡。配备翻页器及技术人员1名；

②提供舞台、台阶、演讲台、提供高品质麦克；

③根据会场提供音响及灯光设备（含切割灯、面光灯、TRUSS架等）等其他舞台效果辅助配套设施；灯光控制台并配备音响师1名、灯光师1名；

④根据采购人需求设计会议主视觉并依据主视觉制作场地氛围营造。

（3）物料

①提供沙发、茶几、桌椅、水性笔、矿泉水、礼仪、设计主KV、技术服务人员及其他物料；

②印刷品：会序、座位图、主持稿、桌签、椅背贴、排贴、流程表等、定制手提袋400份等，后期可能根据现场情况进行变动。

（4）人员安排

根据采购人需求，提供3名专业摄像人员、1名专业摄影人员、8名礼仪人员。另提供会议主题有关专家提供咨询服务。

（5）同声传译

根据采购人需求，此次会议活动为国际性活动，需要三国语言同传，会场设立翻译间二个，中、俄、英，三语翻译同传人员、接收器、同传耳机等租赁服务。

2.分论坛一

（1）会场租赁

7月4日下午，举办论坛活动。7月3日搭建。会场地址沈阳新世界酒店汇厅1+2（888平方米）。面积888平方米，共容纳200人；

（2）会场搭建

①根据场地的实际情况LED搭建，迎宾厅搭建不小于80平米；箱体分辨率不小于168×168pixels，并设有专业操控台、切换台。要求所需LED全彩屏设备亮度程度一致，色彩还原率一致、操控台围挡。配备翻页器及技术人员1名；

②提供舞台、台阶、演讲台、提供鹅颈麦；

③根据会场的结构安装音响及灯光设备（含切割灯、面光灯、灯光控制台、TRUSS架等）等其他舞台效果辅助配套设施并配备音响师1名、灯光师1名；

（3）物料

①提供沙发、茶几、桌椅、水性笔、矿泉水、礼仪、设计主KV、技术服务人员及其他物料；

（4）人员安排

①根据采购人需求，摄像摄影人员2人、礼仪2人、技术人员会议场地安保人员数量配备满足会议进行。

（5）同声传译

根据采购人需求，此次会议活动为国际性活动，需要三国语言同传，会场设立翻译间二个，中、俄、英，三语翻译同传人员、接收器、同传耳机等租赁服务。

3.分论坛二

（1）会场租赁

7月4日下午，举办论坛活动。7月3日搭建。会场地址沈阳新世界博览馆二楼会议室 201-202，容纳200人。

（2）会场搭建

①根据场地的实际情况LED搭建，不小于40平米，箱体分辨率不小于168×168pixels，并设有专业操控台、切换台。要求所需LED全彩屏设备亮度程度一致，色彩还原率一致、操控台围挡。配备翻页器及技术人员1名；

②提供舞台、台阶、演讲台、提供鹅颈麦；

③根据会场的结构安装音响及灯光设备（含切割灯、面光灯、灯光控制台、TRUSS架等）等其他舞台效果辅助配套设施并配备音响师1名、灯光师1名；

（3）物料

①提供沙发、茶几、桌椅、水性笔、矿泉水、礼仪、设计主KV、技术服务人员及其他物料；

（4）人员安排

①根据采购人需求，摄像摄影人员2人、礼仪2人、技术人员会议场地安保人员数量配备满足会议进行。

（5）同声传译

根据采购人需求，此次会议活动为国际性活动，需要三国语言同传，会场设立翻译间二个，中、俄、英，三语翻译同传人员、接收器、同传耳机等租赁服务。

4.分论坛三

（1）会场租赁

7月4日下午，举办论坛活动。7月3日搭建。会场地址沈阳新世界博览馆二楼会议室 204-205，容纳100人。

（2）会场搭建

①根据场地的实际情况LED搭建，不小于32平米，箱体分辨率不小于168×168pixels，并设有专业操控台、切换台。要求所需LED全彩屏设备亮度程度一致，色彩还原率一致、操控台围挡。配备翻页器及技术人员1名；

②提供舞台、台阶、演讲台、提供鹅颈麦；

③根据会场的结构安装音响及灯光设备（含切割灯、面光灯、灯光控制台、TRUSS架等）等其他舞台效果辅助配套设施并配备音响师1名、灯光师1名；

（3）物料

①提供沙发、茶几、桌椅、水性笔、矿泉水、礼仪、设计主KV、技术服务人员及其他物料；

（4）人员安排

①根据采购人需求，摄像摄影人员2人、礼仪2人、技术人员会议场地安保人员数量配备满足会议进行。

（6）同声传译

根据采购人需求，此次会议活动为国际性活动，需要三国语言同传，会场设立翻译间二个，中、俄、英，三语翻译同传人员、接收器、同传耳机等租赁服务。

5.会见

（1）会场租赁

7月3日全天，举办参会嘉宾会见活动。会场地址沈阳香格里拉大酒店二楼兰花厅、莲花厅。

（2）会场搭建

①根据场地的实际情况摆放桌椅、手拉手麦克，国旗、主题背板、专业操控台、切换台。技术人员1名；

（3）物料

①提供桌椅、水性笔、矿泉水、设计主KV、技术服务人员及其他物料；

（4）人员安排

①根据采购人需求，摄像摄影人员2人、技术人员、会议场地安保人员数量配备满足会见进行。

（5）同声传译

根据采购人需求，此次会议活动为国际性活动，需要三国语言同传，会场设立翻译间二个，中、俄、英，三语翻译同传人员、接收器、同传耳机等租赁服务。

6. 氛围营造及成果展示

（1）沈阳新世界博览馆氛围营造

①公共区域氛围营造，包括室外指示牌、路旗、门头、打卡点、指引造型、停车场指示、室内的签到处、异形导示、会议日程、服务台、安检等。

②成果展示区，上合组织成果展示区设立在沈阳新世界博览馆二楼走廊，实际拟定使用面积600平，其他包括上合组织成果展以及辽宁省先进制造成果展，要求内容丰富，利用新型技术与科技融合，体现上合组织的特点。

③媒体区布置，位置设立在沈阳新世界博览馆二楼走廊，分别为国内、国外二个采访、媒体区，面积不小于40平。

④大合照区域布置，位置设立在沈阳新世界博览馆二楼会议室201-202会议室，设立背板、台阶、拍照服务、国旗等。

（2）沈阳香格里拉大酒店

①根据采购人需求，在7月3日晚宴走廊进行非遗展示区布置，整体面积为300平米，设立造型区，签到区，互动区，打卡区以及产品展示区等。

（3）社会氛围

①市政区域道路路旗，延街摆放，地点从北陵公园南门开始到沈阳新世界博览馆结束。

7. 大会后勤

（1）餐饮

①7月3日晚餐。提供302人，地点在沈阳香格里拉大酒店二楼大宴会厅进行；开始前播放辽宁宣传片暖场。桌餐，会场外需要用餐指引，会场内根据场地的实际情况LED搭建，不小于100平米，箱体分辨率不小于168×168pixels，并设有专业操控台、切换台。要求所需LED全彩屏设备亮度程度一致，色彩还原率一致、操控台围挡。配备翻页器及技术人员1名，晚宴设有沈阳特色表演；

②7月3、4、5日参会人员午餐及晚餐。每场提供160-200人左右自助午餐，在沈阳新世界酒店、沈阳香格里拉大酒店等住宿驻地进行；

③提供会议期间7.3、4、5号相关工作人员用餐，人次1000次。

④会见宴请，对国际参会嘉宾进行会见宴请，人数拟定160人次。

针对以上四项要求用餐环境优雅舒适、菜品卫生健康齐备、色香味全、营养卫生，保温好。

（2）住宿

①普通外宾标准3天，每天176人，共计528人次，住宿地点沈阳香格里拉大酒店。

②特邀嘉宾省部级外宾标准3天，每天20人，共计60人次，住宿地点沈阳香格里接拉酒店。

③外国政要标准3天，每天4人，共计12人次，住宿地点沈阳香格里接拉酒店。

④智库学者住宿2天，每天50人，共计100人次，住宿地点待定（瑞士酒店备选）

⑤睦会主席住宿2天，每天1人，共计2人次，住宿地点待定（瑞士酒店）

针对以上五项内容要求入住地点距离大会主会场交通便利，环境高贵大气、优雅舒适，体现商务风格，高标准，服务人员服务规范。含早。可供标间、大床房房晚数量合计不低于200间。

（3）交通

①提供车辆接、送站服务，保障3天，于7月3日早上开始进行接送站、机，工作，接待人数为100人左右。

②提供会期内接送服务，从各酒店分别出发前往沈阳新世界博览馆，大会结束后送回酒店，。需求大客车不少于15辆，需求GL8商务车不少于4辆，小型轿车不少于4辆。并做好车辆服务保障。每辆车配备固定司机1名，司机必须持有与其所驾驶车辆相应等级的中华人民共和国机动车驾驶证及准驾证，年龄不得超过60岁。车辆必须符合国家车辆行驶安全标准。车辆投保车身险、第三者责任险、司乘座位险，保险期限涵盖合同全过程，在服务过程中如发生交通意外，由供应商负责处理并赔偿，赔偿事宜按国家有关规定执行。需保证车辆内外的清洁。

③提供参观考察用车，路线规划拟定三条沈阳市内大型企业、机构等进行参观考察，人数为100人左右。

④参会媒体交通费用，包括往返火车票、住宿、车辆保障等，人数为15人左右。

三、保险

（一）为整个活动施工人员、服务人员、志愿者办理意外保险，活动期间引发的安全事故，均由供应商承担，采购人不承担相应责任。

（二）办理公众责任保险，确保在活动期间，因非故意行为或活动造成他人人身伤害或财产损失的，由供应商承担，采购人不承担相应责任。